Von der Sammelrechnung ohne organisatorischen Bezug zur verursachungsgerechten internen Leistungsverrechnung.
Ausgangslage
Ein Unternehmen aus dem Automotive-Umfeld verrechnete seine Microsoft-365-Lizenzkosten zentral, ohne Bezug zu den verursachenden Bereichen. Microsoft-365-Rechnungen weisen Lizenzarten, Mengen und Preise aus, aber nicht, welche Abteilung oder Kostenstelle die Kosten verursacht.
Bei rund 1.850 Benutzern und 3.900 Lizenzzuweisungen über neun Lizenzarten ist eine manuelle Zuordnung auf 92 Kostenstellen wirtschaftlich nicht darstellbar. Die Folge war deshalb nicht eine aufwendige Zuordnung, sondern gar keine. Kostenverantwortliche hatten keine Grundlage für Entscheidungen über Lizenzbestand und Ausstattung.
Lösung
Die Lizenzzuweisungen aller Benutzer werden über Microsoft Graph ermittelt und mit den organisatorischen Attributen aus Active Directory und Microsoft Entra ID verknüpft, insbesondere Abteilung, Standort und Kostenstelle.
Die Preise stammen aus der monatlichen Microsoft-365-Rechnung, nicht aus einem Preiskatalog. Die Verrechnung arbeitet damit mit den tatsächlichen Vertragskonditionen einschließlich aller Rabatte, und Preisänderungen wirken automatisch im Folgemonat.
Lizenzüberhänge werden nach Kundenvorgabe verteilt oder einer zentralen Kostenstelle zugewiesen. Die Regel ist dokumentiert und im Zeitverlauf nachvollziehbar.
Gemeinsam mit dem Kunden haben wir uns gegen einen direkten Import in das Finanzsystem entschieden. Das Ergebnis wird buchungsfertig aufbereitet und nach fachlicher Prüfung durch die Buchhaltung übernommen. Die Freigabe bleibt damit dort, wo sie hingehört, und es entsteht keine Schnittstelle, die bei jeder Änderung an einem der beiden Systeme nachgezogen werden muss.
Die Auswertung erfolgt aggregiert über Kostenstellen. Ein Personenbezug entsteht im Ergebnis nicht.
Betriebsmodell
Der Lauf erfolgt monatlich und ist vollständig automatisiert. Die Verarbeitung von 3.900 Lizenzzuweisungen läuft ohne manuellen Eingriff. Nach der Einführungsphase wurde die Auswertung an den Kunden übergeben und läuft dort im Self-Service. Anpassungen an geänderte oder neue Lizenz-SKUs erfolgen durch ceterion nach Beauftragung.
Ergebnis
- 92 Kostenstellen mit verursachungsgerechter Kostenzuordnung
- seit 2023 monatlicher Regelbetrieb ohne manuelle Nacharbeit
- 3.900 Lizenzzuweisungen über 9 Lizenzarten monatlich automatisiert verrechnet
Aus einer Sammelrechnung ohne organisatorischen Bezug ist eine buchungsfertige interne Leistungsverrechnung geworden. Kostenverantwortliche sehen erstmals, welche Lizenzkosten in ihrem Bereich anfallen. Der durchgehende Betrieb seit 2023 zeigt zugleich, dass die Automatisierung die laufenden Änderungen an Microsoft-Lizenzmodellen mitträgt.
Voraussetzung, offen benannt
Die Verrechnung setzt gepflegte organisatorische Attribute im Verzeichnis voraus. Wo diese fehlen, ist deren Aufbau der erste Schritt. Er zahlt über die Kostenverrechnung hinaus auf dynamische Gruppen, Lizenzautomatisierung und Governance ein.